Missions/ Mission

• - Réflexion sur l'identité visuelle de la manifestation, déclinaison graphique;
• - Conception, développement, hébergement et actualisation du site Internet du congrès;
• - Campagnes d'e-mailing / e-newsletters / e-bulletins;
• - Conception et publication des supports de communication et d'édition (Termes de référence, première annonce, programme provisoire, appel à communications, comité programme, intervenants, partenaires, informations pratiques, éditions précédentes, hommages.);
• - Sélection d'outils promotionnels (DVD, des bannières, des cadeaux, etc.);
• - Gestion des listes de diffusion (constitution, mise à jour, renouvellement);
- etc

Missions/ Mission

• - l'établissement du budget prévisionnel ;
• - la mise à jour régulière des recettes et dépenses et suivi (budget exécutif) ;
• - la mise en place de l'échéancier des règlements fournisseurs ;
• - l'ouverture de compte dédié à la manifestation si requis ;
• - la facturation et encaissement des recettes (inscriptions, subventions, sponsoring, exposition) ;
• - la relance en cas de non-paiement des inscriptions, stands et sponsoring ;
• - remboursement des notes de frais des comités et invités ;
• - paiement des honoraires des tutoriels (établissement lettres honoraires) ;
• - la clôture et rendu des comptes;
• - etc

Missions/ Mission

• - la coordination et contrôle des équipes, des prestataires et des équipements techniques audiovisuels du lieu du congrès;
• - l'organisation et gestion des pré-projections ; mise en place de la salle des orateurs ;
• - la mise en place et contrôle de la signalétique ;
• - briefing et coordination des personnels d'accueil de sécurité ;
• - la préparation des dossiers des inscrits (badges, tickets d'accès, attestations de présence, sacoches) ;
• - la remise des dossiers aux participants ;
• - l'aménagement des espaces de conférences, de repos, de restauration et installation de l'accueil ;
• - la coordination des transferts des VIP et des navettes du congrès s'il y a lieu ;
• - la mise en place d'un commissariat général sur le lieu du congrès pour : l'accueil des participants, des exposants, des orateurs, des partenaires et des invités, l'inscription des participants sur place et la réalisation des badges, l'encaissement des inscriptions sur place et des pré-inscriptions non soldées, l'impression des factures acquittées sur demande, la délivrance des attestations de présence sur demande, la relation avec les partenaires et les exposants;
• - L'exposé liminaire (sur la thématique du Keynote, du Facilitateur de l'atelier, sur la table-ronde du Président) ;
• - Les interventions, notes et commentaires du modérateur, Facilitateur ou Président ;
• - Le rapport des travaux (en plénière thématique, Table ronde et atelier) y compris les questions des participants et les réponses diverses ;
• - Le relevé des propositions et des recommandations ;
• - Les Powerpoints des exposants/communicateurs ;
• - La liste des participants ou feuille de présence;
• - Choix maître de cérémonie, hôtesses, techniciens montage et démontage;
• - Sécurité, mesures barrière COVID-19, infirmerie et secours, assurance;
• - Traduction;
• - etc

Missions/ Mission

• - l’étude des besoins en matière de documents ;
• - l’appel d’offre et sélection des prestataires ;
• - la conception et édition des documents du congrès tels que - annonce, affiche, badges, sacoche, blocs notes, stylos;
• - les livrables avant le congrès;
• - les livrables pendant le congrès;
• - les livrables après le congrès;
• - etc

Missions/ Mission

• - l’interface web pour l'inscription en ligne sécurisé ;
• - la création d'une page internet et paramétrage d'un bulletin d'inscription en ligne ;
• - service d'information aux congressistes ;
• - contrôle des inscriptions, enregistrement et envoi des confirmations ;
• - l’édition et envoi des factures ;
• - la gestion des règlements et relances ;
• - la gestion des demandes et envoi des lettres facilitant l’obtention de visa ;
• - la préparation des enveloppes nominatives incluant le badge, le certificat de présence, les tickets d’accès ;
• - l’insertion des documents dans des sacoches aux couleurs du congrès ;
• - l’accueil et inscription des participants sur place ;
• - la remise des sacoches et enveloppes d’accueil aux participants ;
• - l’envoi aux organisateurs de bilans d’inscription et des encaissements;
• - etc

Missions/ Mission

• - Réflexion stratégique et rédaction du plan de communication et plan media;
• - Relations Presse (conception et diffusion des communiqués de presse, suivi, relance et veille des médias ; conception dossier de presse ; organisation de conférence de presse);
• - Mise en place des accords avec les partenaires médias;
• - Identification des groupes cibles;
• - Conception de campagnes de promotion sur-mesure;
- etc

Membres/ Members

• - TARKANG ARREY Clarisse (journaliste)
• - ANGNAMA AYISSI Marie Françoise (journaliste)

Missions/ Mission

• - Recherche de partenariats et le soutien financier (organisme institutionnel, industrie, partenaires au développement, missions diplomatiques);
• - Définition de l'offre de sponsoring et de partenariat;
• - Réalisation du dossier commercial et des contrats;
• - Recherche de partenaires à partir de vos fichiers et de notre réseau de contacts;
• - Prospection téléphonique, web, relances et négociations;
• - Recherche des institutionnels pour la demande de subventions;
• - Conception et rédaction des dossiers administratifs pour demande de subvention;
• - Gestion des relations avec vos partenaires et les organismes institutionnels;
• - Suivi administratif et financier;
• - Rédaction des comptes rendus pour le versement final des subventions;
• - Accord-cadre de coopération internationale;

Missions/ Mission

• - Accueil aux gares et aéroports, transferts et mises en place des navettes;
• - Garantir une disponibilité d'hébergement sur ou à proximité du lieu du congrès.;
• - Garantir une vaste sélection d'hôtels retenus pour leur emplacement, qualité et prix;
• - Garantir une offre d'hôtels de différentes catégories à la portée du budget de chacun;
• - Garantir un service de réservation en ligne, adapté, réactif et simplifié (Sélection et visite des hôtels; Réservation des contingents; Création d'un site internet de réservation en ligne et d'un bulletin en version imprimable; Traitement des demandes d'hébergement individuelles et de groupes; Elaboration et actualisation des listes des réservations avec les hôteliers; Encaissement, suivi des règlements, des relances et traitement des litiges; Envoi des confirmations de réservation aux participants; Contrôle et règlement de la facturation hôtelière; Service d'information hébergement sur le lieu du congrès;
• - etc

Missions/ Mission

• - Recherche des lieux et des prestataires, appels d'offre
• - Gestion des contrats et négociation avec les prestataires
• - Organisation et aménagement des espaces
• - Gestion de l'équipement d'accueil (matériel et ressources humaines – hôtesses, sécurité)
• - Signalétique (directionnelle, panneaux, kakemono, bannières d'information...)
• - Coordination générale des prestataires sur site
• - Pilotage et contrôle des équipes, des services et des équipements techniques audiovisuels
• - Gestion des pré-projections (salles, matériel, ressources humaines)
• - Organisation du programme social (déjeuners, pauses café)

Missions/ Mission

• - Diffuser, recueillir, classer, transmettre, sélectionner les soumissions, communiquer avec les auteurs et les relecteurs, éditer, imprimer...
• - S'assurer de la présence des auteurs
• - Gestion des communications / papiers et de leurs auteurs
• - Création, paramétrage et administration des feuilles Excel de gestion scientifique en ligne
• - Rédaction des instructions aux auteurs et templates
• - Création et diffusion de l'appel à communications
• - Gestion des auteurs et de la soumission des communications en ligne
• - Gestion des évaluations (assignation, relecteurs, notification aux auteurs)
• - Synthèse des notifications
• - Relance des auteurs (inscription au congrès et soumission finale)
• - Diffusion des instructions de présentation
• - Gestion des conférenciers invités et des modérateurs
• - Gestion des résumés de communication, des CV et des photos on-line
• - Aide à la mise en place des accords pour l'édition des actes (revues, éditeurs...)
• - Codification pour constitution du programme final
• - Adaptation de l'équipement audiovisuel